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La dématérialisation et le 'savoir retrouver'
Les éléments et documents 'dématérialisables' peuvent être de natures et d'origines très diverses.
Ils peuvent arriver ou exister en format électronique mais on peut également en créer à partir de document papier comme, par exemple, en traitant les courriers papiers entrants au sein d'une entreprise ou d'un service, documents en les numérisant avant de les diffuser en format électronique et de les archiver.
Il peut également s'agir d'informations, de contenus ou de résultats dont la création et la manipulation sont automatisées par le biais d'outils et d'applicatifs métiers spécifiques. Mais, plus classiquement, il s'agit de commandes, de factures, de documents administratifs, de correspondances, de flux monétaires, etc., qui vont être dématérialisés, et éventuellement, communiqués, échangés et archivés.
Enfin, un champ d'application du numérique touche plus particulièrement le domaine de l'administration publique, ce sont les télé-procédures, telles que la télé-déclaration de la TVA, la télé-déclaration fiscale ou la dématérialisation des marchés publics.
Schématiquement, on distingue deux grands types de méthodes de traitement dans le monde de la dématérialisation. D'une part, les processus intégrant un flux de documents papiers entrant comme les courriers, les commandes ou les factures et, d'autre part, les processus dématérialisés en totalité comme, par exemple, les télé-déclarations de TVA, l'usage de formulaires en ligne, etc. Certains de ces processus peuvent même intégrer des documents à forte valeur juridique, nécessitant, de ce fait, un traitement sécuritaire particulier.
Un projet de dématérialisation passe, en priorité, par l'étude et la mise en œuvre d'un processus de traitement. Les grandes étapes de conception et de déploiement suivent celles d'un processus classique, avec l'analyse des besoins puis la modélisation et l'implémentation technique et organisationnelle du processus, et enfin, l'accompagnement du changement pour les hommes et les femmes qui vont être impactés par cette opération de dématérialisation.
De plus, les informations et les données dématérialisées internes se décomposent en trois grands groupes, le flux entrant, le flux circulant en interne et vers l'extérieur et enfin les informations archivées. Pour ce qui concerne la vie même d'un document dématérialisé, elle s'organise en quatre grandes étapes qui vont de la conception du document à sa conservation en passant par sa constitution et son acheminement.
Quel que soit le projet, quel que soit le flux et quel que soit le document, chacune de ces étapes doit faire l'objet d'une validation technique de bout en bout de telle façon que l'on puisse garantir l'authenticité et la valeur juridique de chaque document dématérialisé.
Avec les projets de dématérialisation qui se multiplient, quantité de flux papier vont disparaître au profit de documents électroniques. Chacun de ces documents nécessite, dans l'ensemble des opérations de production comme de communication et de conservation, un traitement parfaitement adapté et compatible avec les obligations légales qui lui sont spécifiques.
La dématérialisation des documents, les échanges électroniques et l'archivage électronique sont de remarquables outils d'économie de temps, d'espace de classement et d'argent mais cela ne doit pas faire oublier l'essentiel.
En effet, il ne faut pas croire que la vie d'un document s'arrête au moment où ce dernier est archivé, car tout document archivé doit pouvoir être retrouvé et surtout restitué juridiquement en l'état, tant dans le cadre d'une recherche interne, qu'en cas de contrôle extérieur de type contrôle fiscal.
La 'non qualité' d'une procédure de dématérialisation ou de la solution d'archivage associée peut alors avoir des conséquences fâcheuses, voire désastreuses surtout que, hélas, c'est le plus souvent lors d'un contrôle que vous le remarquez, ou ce qui est souvent encore pire, qu'on vous le fait constater !
© 2012 - Gilles de Chezelles
L'auteur met à votre disposition son savoir-faire et son expertise des approches et des démarches de confiance à travers son entreprise GD2C, son expertise des places de marché avec Suisse MarketPlace © ainsi que le coaching et le mentoring comme co-fondateur de Cabinet PME Coaching .
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