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Classement, sauvegarde et archivage des données électroniques
La dématérialisation des documents se généralise au sein des entreprises, de ce fait la question de la sauvegarde et de l'archivage électronique des documents, des modalités de conservation et d'accès ainsi que le cadre juridique associé à ces données numériques se pose de façon de plus en plus aiguë.
Mettre en place une véritable solution d'archivage
En effet, comme avec tout document, il est nécessaire de s'assurer qu'en cas de besoin ou de litige, voire lors d'un différent financier ou technique, les documents conservés électroniquement constitueront bien une preuve juridiquement valable et recevable au même titre que des documents ‘papier'. La garantie de la préservation dans le temps du statut juridique de chaque document numérique constitue donc un enjeu majeur pour les entreprises.
La mise en place et le suivi d'un système d'archivage électronique présente de nombreux avantages. Par comparaison avec leurs équivalents papiers, les archives électroniques offrent un accès beaucoup plus facile aux documents et, surtout, aux contenus. De plus elles permettent de partager plus efficacement les informations. Ainsi, avec la dématérialisation, les archives ne sont plus le domaine réservé de quelques personnes ayant une connaissance approfondie du système de classement. Dans le monde du papier on considère qu'une personne passe environ 25% de son temps de travail à lire des informations et jusqu'à 50% de son temps à les rechercher alors que dans le monde de la documentation électronique cette tendance s'inverse quasiment ce qui représente donc un fort potentiel de gain de productivité.
Qu'est ce que l'archivage électronique ?
Pour les spécialistes de la documentation et les archivistes, un document archivé doit être authentique, fiable, complet, intact, exploitable et intègre. Dans le monde de la dématérialisation, grâce à la technologie, ces impératifs sont faciles à atteindre. Ainsi, dans le monde de la documentation numérique, il est tout à fait possible d'avoir la certitude que le contenu d'un document inclut bien la représentation précise de la transaction dont il est la preuve, assurant ainsi la fiabilité de chaque donnée électronique. De plus, en rendant impossible toute modification d'un document dématérialisé, on a la certitude que celui-ci est à la fois complet et intègre.
Alors qu'avec un document papier, le contenant et le contenu sont indissociables, à l'opposé, le document électronique se décompose en trois éléments interdépendants, le support, les données et surtout le logiciel d'interprétation. L'ensemble de ces éléments étant susceptibles d'évoluer séparément dans le temps, il est nécessaire de connaître la suite des opérations que va subir le document archivé, depuis sa création jusqu'à la date de son exploitation.
Enfin, et afin de pouvoir garantir l'intégrité du système d'archivage, il est nécessaire de mettre en œuvre des mesures de contrôle telles que la surveillance des accès ou l'identification des utilisateurs. La fiabilité et la pérennité des applicatifs sont des facteurs importants d'intégrité, c'est pourquoi il est important d'utiliser des formats d'archivage bien documentés et les plus standards possibles. C'est dans ces conditions que chacun, au sein de l'entreprise, pourra alors assurer l'archivage de son propre travail.
L'environnement juridique
La loi définit que la responsabilité du traitement d'un fichier incombe au ‘responsable du traitement', lequel est défini comme « la personne, l'autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine les finalités et ses moyens ». Ce peut être, par exemple, un maire pour l'informatisation des fichiers et des services municipaux, le responsable des ressources humaines pour un fichier de gestion du personnel, un médecin pour l'informatisation de son cabinet médical ou tout simplement le salarié pour son propre travail.
Bien sûr, le responsable du traitement doit veiller au respect de la confidentialité des données, de leurs intégrité et de leurs non divulgation. A ce titre, il doit également s'assurer que les mesures physiques, applicatives et organisationnelles nécessaires à assurer la sécurité des données ont bien été prises.
En guide de conclusion
L'archivage est bien une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en œuvre doit être faite avec une rigueur extrême de façon à éviter toute perte d'information et, surtout, toute détérioration de la valeur juridique des documents et autres données électroniques.
© 2012 - Gilles de Chezelles
L'auteur met à votre disposition son savoir-faire et son expertise des approches et des démarches de confiance à travers son entreprise GD2C, son expertise des places de marché avec Suisse MarketPlace © ainsi que le coaching et le mentoring comme co-fondateur de Cabinet PME Coaching .
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