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Organiser son archivage électronique
La reconnaissance par la loi de l'original électronique pose clairement la question de sa conservation dans le temps tout en garantissant sa valeur probante. La solution la plus simple est d'utiliser un coffre-fort électronique. En effet celui-ci permet de répondre aux exigences légales et réglementaires en amont et en aval et de garantir, dans la durée, l'intégrité, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité et la réversibilité des documents archivés électroniquement.
Longue vie aux archives ...
La durée de conservation de certaines archives pouvant atteindre plusieurs dizaines d'années, on peut craindre que cette durée dépasse la durée de vie des applications de lecture comme celle des supports de stockage. Il est donc nécessaire d'étudier très en amont une solution fiable et surtout le plus pérenne possible afin qu'elle puisse garantir dans le temps et à moindre coût l'authenticité et l'intégrité des archives électroniques comme des transactions numériques.
Toutefois l'archivage des données numériques pose quelques problèmes spécifiques lorsqu'il porte sur une durée importante. En effet, pour les données nécessitant des conservations très longue, il sera nécessaire de veiller à ‘upgrader' les supports d'archivage comme les outils de lecture afin d'éviter toute obsolescence. Pour cela, il faudra alors employer des procédures très strictes pour réaliser ces mises à jour de telle façon que l'intégrité des documents archivés ne soit absolument pas altérée.
Un archivage à valeur légale
La notion d'archivage légal peut se définir comme ‘une solution garantissant la conservation sécurisée des documents électroniques, assortie de la garantie de pouvoir restituer, à tout moment, un exemplaire d'un document archivé parfaitement identique à l'original et ayant ainsi la même valeur juridique'.
Heureusement certaines normes techniques donnent déjà un cadre de travail aux entreprises et aux personnes publiques comme, par exemple, la norme française ‘Z 42-013 AFNOR' sur l'archivage électronique. Cette normalisation permet de délimiter les critères techniques du système informatique permettant de garantir la qualité de l'archivage et, surtout, des archives électroniques.
Cette norme s'applique aux documents numérisés comme aux documents conçus sur support électronique et son application est déjà obligatoire comme, par exemple, dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics.
Des archives plus facilement accessibles
La mise en place et le suivi d'un système d'archivage électronique présente de nombreux avantages par comparaison avec leurs équivalents papiers.
En effet les archives électroniques offrent une accessibilité aux documents et aux contenus beaucoup plus facile, plus fiable et surtout permettant de ne jamais toucher à l'original. De plus le traitement des archives numériques n'est plus le domaine réservé des quelques personnes ayant seules la connaissance du système de classement.
Enfin, plus facilement encore que dans le ‘monde papier', on peut très facilement mettre en place des règles d'accès aux documents archivés en utilisant par exemple l'identification des utilisateurs avec les différents droits qui leurs sont associés.
Des archives plus fiables
Dans le monde de la dématérialisation ces impératifs sont facilement atteints et ainsi, il est possible d'avoir la certitude que le contenu d'un document inclut bien la représentation précise de la transaction dont il est la preuve, assurant ainsi la fiabilité globale du document. De plus, en rendant impossible toute modification d'un document numérique, on a la certitude que celui-ci est à la fois complet et intègre.
Plus facile et plus économique à mettre en œuvre que son homologue ‘papier', plus pratique à utiliser, l'archivage électronique va, petit à petit, s'imposer comme une évidence dans un monde où la production de documents numériques croit en permanence.
Petit mémo de l'archivage électronique
Pour les spécialistes de la documentation et les archivistes, un document archivé doit être authentique, fiable, complet, intact, exploitable et intègre.
L'archivage électronique est une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en œuvre doit être faite avec méthode et rigueur de façon à éviter toute perte d'information et, surtout, toute altération de la valeur juridique des documents et autres données électroniques.
Toutefois la problématique de l'archivage électronique ne peut pas se limiter à une simple dématérialisation des techniques d'archivage traditionnelles et, pour être efficace, ce nouveau type d'archivage doit être pris en compte très en amont dans la chaîne de traitement de l'information numérique et doit prendre en compte l'ensemble du cycle de vie des données, des informations et des documents à archiver.
Sans être très compliqué, ‘l'archivage électronique légal' nécessite de prendre en compte d'autres aspects complémentaires d'ordre juridique ou organisationnel, comme :
- la traçabilité, l'intégrité, la sécurité et la pérennité des données ;
- les exigences légales de conservation et de communication ;
- l'obsolescence technologique récurrente ;
- les possibilité d'accès aux archives ;
- la réversibilité.
Afin de trouver une solution adaptée à votre environnement, n'hésitez pas à vous faire assister par un conseil indépendant qui saura vous assister et préparer avec vos équipes cette mutation.
© 2012 - Gilles de Chezelles
L'auteur met à votre disposition son savoir-faire et son expertise des approches et des démarches de confiance à travers son entreprise GD2C, son expertise des places de marché avec Suisse MarketPlace © ainsi que le coaching et le mentoring comme co-fondateur de Cabinet PME Coaching .
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